Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

1 bis. Délégué à la Protection des Données (DPO)

SOLEXAM, en tant que TPE traitant des données limitées dans un cadre B2B, n’est pas tenue par le RGPD de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO). Toutefois, pour toute question relative au traitement de vos données ou à l’exercice de vos droits, un référent confidentialité unique a été désigné :

2. Données collectées

Nous collectons uniquement les données que vous nous transmettez volontairement via les formulaires du site :

• Identité : nom, prénom, qualité (fonction)
• Société : raison sociale de votre entreprise
• Coordonnées : email professionnel, téléphone
• Adresse chantier / livraison (si pertinente)
• Contenu du message et panier de devis (références produits, quantités)

Aucune donnée sensible n’est demandée (données de santé, origines, opinions politiques, etc.).

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Répondre à votre demande de devis ou de contact ;
• Établir un devis chiffré et des documents commerciaux associés ;
• Assurer le suivi de la relation commerciale si celle-ci se concrétise (commande, livraison, facturation) ;
• Respecter nos obligations légales (facturation, comptabilité, archivage).

4. Base légale du traitement

Chaque traitement repose sur la base légale qui lui correspond :

• Demandes de devis et de contact : mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD) ;
• Suivi de la relation commerciale : intérêt légitime de SOLEXAM à répondre à une sollicitation professionnelle (art. 6.1.f) ;
• Commande, facturation et archivage : exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales, notamment comptables (art. 6.1.c).

5. Durée de conservation

• Demandes sans suite : 3 ans après la dernière interaction, puis suppression.
• Relation commerciale active : durée de la relation, puis 10 ans après la dernière facture (obligations comptables).
• Documents comptables et factures : 10 ans (art. L.123-22 Code de commerce).
• Logs techniques serveur : 12 mois maximum.
• Journaux anti-abus du formulaire (limitation du nombre d’envois par adresse IP) : 48 heures maximum.
• Copie technique des demandes sur le serveur (secours en cas d’incident d’acheminement de l’e-mail) : 90 jours maximum, puis suppression automatique.

6. Destinataires des données

Vos données sont traitées par le personnel habilité de SOLEXAM. Elles peuvent être transmises, dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de votre commande :

• Au transporteur pour la livraison (nom et adresse de livraison uniquement) ;
• À notre expert-comptable pour la tenue des comptes ;
• À l’hébergeur technique OVH SAS pour l’hébergement du site ;
• À Google (Google Ireland Limited et Google LLC), fournisseur de la messagerie Gmail vers laquelle sont transférés les messages adressés à contact@solexam.fr, dont les demandes envoyées depuis le site ;
• Aux autorités administratives ou judiciaires sur réquisition légale.

Par ailleurs, les polices de caractères du site sont auto-hébergées sur nos propres serveurs : leur affichage n’entraîne aucune transmission de données à un service tiers.

Aucune donnée n’est vendue, louée, cédée ou transférée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

7. Transferts hors Union européenne

Le site et ses données sont hébergés en France (OVH) ; les polices de caractères sont auto-hébergées, sans service tiers. Les messages adressés à contact@solexam.fr, dont les demandes envoyées depuis le site, sont transférés vers une messagerie Gmail fournie par Google : des données peuvent à ce titre être traitées aux États-Unis par Google LLC, entreprise certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023).

8. Vos droits RGPD

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès — connaître les données que nous détenons sur vous ;
• Droit de rectification — corriger des informations inexactes ;
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») — demander la suppression de vos données ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité — récupérer vos données dans un format lisible ;
• Droit d’opposition au traitement ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés).

Pour exercer ces droits, contactez-nous par email : contact@solexam.fr. Nous vous répondrons dans un délai maximal de 30 jours. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé.

9. Recours

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

10. Cookies et mesure d’audience

Ce site est volontairement sobre en cookies. Nous utilisons exclusivement :

• Stockage local technique essentiel — le localStorage de votre navigateur conserve votre panier de devis entre plusieurs visites. Ces données restent dans votre navigateur et ne sont jamais transmises à SOLEXAM tant que vous ne soumettez pas le formulaire.
• Mesure d’audience interne — la fréquentation de ce site est mesurée avec Matomo, un logiciel de statistiques que nous hébergeons nous-mêmes, sur nos propres serveurs en France. Il est configuré sans aucun cookie de suivi, avec anonymisation de votre adresse IP (deux octets masqués avant tout enregistrement), et il respecte le signal « Ne pas me pister » (Do Not Track) de votre navigateur. Le journal des visites individuelles est désactivé, et les données sont supprimées automatiquement au bout de 14 mois. Elles servent uniquement à comprendre la fréquentation du site (pages consultées, parcours de demande de devis) afin de l’améliorer, et ne sont transmises à personne.

Refuser la mesure d’audience

Ce site n’utilise pas :

• de cookies publicitaires ou marketing ;
• de traceurs tiers (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.) ni de transfert de données à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires ;
• de profilage, de retargeting ou de suivi publicitaire comportemental.

La mesure d’audience étant réalisée sans cookie, avec IP anonymisée et sans transfert à des tiers, elle relève des traitements exemptés de consentement selon la recommandation de la CNIL. Aucune bannière de consentement bloquante n’est donc affichée : un simple bandeau d’information vous est présenté lors de votre première visite.

11. Sécurité

SOLEXAM met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Hébergement sécurisé OVH (certifié ISO/IEC 27001) ;
• Chiffrement des échanges via HTTPS/TLS ;
• Accès restreint aux seules personnes habilitées ;
• Accès aux services protégés par mots de passe, dans le cadre de notre politique de sécurité interne ;
• Sauvegardes régulières.

12. Modification de la politique

SOLEXAM se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié (bannière sur le site, email aux clients concernés). La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page.